EasyLine

Die sichere Lösung

Die EU-Richtlinie 2019/1937 verpflichtet Unternehmen und Institutionen ab 50 Mitarbeitern, einen unternehmensinternen Meldeweg für die Belegschaft und Dritte einzurichten, der bestimmten Anforderungen genügen muss. Hinweisgeber müssen Hinweise schriftlich, telefonisch oder persönlich abgeben können. Das Meldesystem muss gewährleisten, dass dabei die Vertraulichkeit ihrer Identität gewahrt wird und anonyme Meldungen möglich sind. Außerdem müssen adäquate Prozesse für den Umgang mit Meldungen eingerichtet und umgesetzt werden.

Als Meldekanäle sind u.a. Briefkästen, E-Mail-Postfächer, Ombudsmänner, Telefon-Hotlines und digitale Hinweisgebersysteme möglich. Die beste Lösung sind digitale Systeme. Ein solches haben wir entwickelt und bieten unseren Kunden neben der Bereitstellung der Infrastruktur zusätzlich die Fallbearbeitung nach Hinweisen("Case-Handling") an, für die vielen Unternehmen eigene Kapazitäten und Erfahrung fehlen.

Die EU-Richtlinie muss noch von den Mitgliedsländern in nationales Recht umgesetzt werden. Interne Hinweisgebersysteme müssen

- mit Wirkung für Unternehmen mit 250 und mehr Beschäftigten ab dem 17.12.2021
- mit Wirkung für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten ab dem 17.12.2023.

betrieben werden.

Compliance Kompakt bietet dem Mittelstand auch für die neue Anforderung eine passende Lösung. "EasyLine" ist eine webbasierte Plattform, die wir für unsere Kunden als deren internes Hinweisgebersystem einrichten und betreiben. Sie ersetzt den schriftlichen Meldeweg, erleichtert die Abgabe einer Meldung und wahrt vollständig eine gewünschte Anonymität des Hinweisgebers. Als digitales System ermöglicht sie die Übermittlung von Textdateien und Fotos sowie den Dialog auch mit einem anonymen Whistleblower.

Wie funktioniert EasyLine?

EasyLine setzt die neuen Vorgaben zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems in Unternehmen konform, schlank und kostengünstig um. Es besteht aus einer über die Website des jeweiligen Unternehmens erreichbaren digitalen Plattform, die wir (in der CI des Kunden und auf Wunsch auch mit seinem Brand) installiert haben und betreiben. Das Tool ist folgendermaßen aufgebaut:

Der Hinweisgeber meldet den von ihm beobachteten möglicherweise kritischen Sachverhalt auf Wunsch anonym über das Formular der Plattform. Er kann über die Meldung hinaus weitere Textdateien und Fotos hochladen. Das System leitet die Daten ohne Informationen, die Rückschlüsse auf die Identität des Hinweisgebers ermöglichen würden, an die jeweils festgelegte zuständige Stelle (die Geschäftsführung bzw. der Compliancebeauftragte des Unternehmens oder ein externer Berater) weiter. Die IP-Adresse des Hinweisgebers kann nicht nachverfolgt werden und wird nicht gespeichert. Jede Meldung erhält eine sog. Case-ID, die auch dem anonymen Hinweisgeber ohne Identifizierung seiner Person mitgeteilt wird.
EasyLine ist auch unterwegs nutzbar.
EasyLine ist auch unterwegs nutzbar.