Ihr digitaler Meldekanal
Unsere Whistleblowing Software
Schnell zum Inhalt:
Unsere Whistleblowing Software
Unsere Whistleblowing Software
- Warum ein digitales Hinweisgeberystem?
- Wie funktioniert unsere Whistleblowingsoftware?
- Welche Vorteile bietet easyline für mein Unternehmen?
- Benötigt jedes Unternehmen unserer Unternehmensgruppe/ unseres Konzern ein eigenes Whistleblowing Tool?
- Wie funktioniert unser Whistleblowing Tool für Whistleblower?
- Wie funktioniert unser Whistleblowing Tool für Fallbearbeiter?
- Welche weiteren Funktionen hat das digitale Hinweisgebersystem?
- Wie werden die Daten gesichert?
- Wie wird die Anonymität des Hinweisgebers gesichert?
- Wie werden die personenbezogenen Daten des Hinweisgebers technisch geschützt?
Unsere Whistleblowingsoftware
1. Warum ein digitales Hinweisgeberystem?
Unsere Whistleblowingsoftware ist ein digitales Hinweisgebersystem, welches als moderne, sichere und niedrigschwellige Meldemöglichkeit hinweisgebenden Personen Anonymität ermöglicht und unkompliziert auch Außenstehenden über die Unternehmenswebsite erreichbar ist.
Über ein digitales Hinweisgebersystem kann die interne Meldestelle auch mit anonymen hinweisgebenden Personen in vollem Umfang kommunizieren.
2. Wie funktioniert unsere Whistleblowingsoftware?
Unsere Whistleblowingsoftware easyline beinhaltet ein digitales Hinweisgebersystem. Dabei handelt es sich um eine Software as a Service, die von Compliance Kompakt betrieben wird. Das Tool wird ausschließlich auf DSGVO konformen Servern in Deutschland gehostet. Das Rechenzentrum ist ISO 27001 zertifiziert und genügt höchsten Sicherheitsanforderungen. Wir legen größten Wert auf größtmögliche Sicherheit. So befinden sich auch die separaten Back-Up Server in Deutschland und sind ebenfalls DSGVO konform und ISO 27001 zertifiziert. Die Verschlüsselung erfolgt jeweils anwenderseitig und genügt dabei höchsten Sicherheitsstandards. Durch die anwenderseitige Verschlüsselung werden die Daten immer verschlüsselt gespeichert und übertragen. Das Whistleblowing Tool besteht aus zwei wesentlichen Komponenten. Dem Hinweisgeber- und dem Fallbearbeiterportal.
3. Welche Vorteile bietet easyline für mein Unternehmen?
Unsere Whistleblowingsoftware easyline ist designt und optimiert für mittelständische Unternehmen. Das Whistleblowing Tool kann in der Corporate Identity Ihres Unternehmens gestaltet werden und ist so klar als eigener Meldekanal Ihres Unternehmens für Whistleblower erkennbar. Das Tool ist auch für Unternehmensgruppen und Konzerne geeignet. Mit easyline eröffnen Sie potenziellen Whistleblowern die nach dem HinSchG vorgesehenen internen Meldekanäle.
Einfache Auswahl des Unternehmens auf das sich die Meldung bezieht
5. Wie funktioniert unser Whistleblowing Tool für Whistleblower?
Whistleblower können über das Hinweisgeber Portal ihre Meldung abgeben, um ein persönliches Treffen bitten und Dateianhänge bereitstellen. Die Daten werden bereits im Browser des Whistleblowers verschlüsselt und verschlüsselt übertragen. Die Whistleblowing Software ist für eine mobile Darstellung optimiert, um möglichst niedrigschwellig für Whistleblower zugänglich zu sein. easyline ermöglicht eine auf Wunsch des Whistleblowers vollständig anonyme Meldung und auch einen an die Meldung anschließenden Dialog, um Rückfragen zu klären und dem Whistleblower die erforderliche Rückmeldung geben zu können, auch wenn dieser anonym bleibt.
Whistleblower können über das Hinweisgeber Portal ihre Meldung abgeben, um ein persönliches Treffen bitten und Dateianhänge bereitstellen.
Die Whistleblowing Software ist für eine mobile Darstellung optimiert, um möglichst niedrigschwellig für Whistleblower zugänglich zu sein.
Hinweisgebende Personen können anonym mit den Mitarbeitenden der internen Meldestelle kommunizieren.
6. Wie funktioniert unser Whistleblowing Tool für Fallbearbeiter?
Personen, die als Fallbearbeiter eingesetzt sind, nehmen über das Fallbearbeiterportal die Meldung entgegen und kommunizieren mit dem Whistleblower. Über ein übersichtliches Case Management können die Fallbearbeiter die Meldung einsehen und vom Whistleblower zur Verfügung gestellte Dateien abrufen. Dazu besteht die Möglichkeit für sie, eigene Dateien (wie z.B. Ersteinschätzungen, Stichhaltigkeitsprüfungen und Berichte) hochzuladen und mit anderen Fallbearbeitern zu teilen. Jede Meldung kann mit einem Status versehen werden, der den aktuellen Stand der Bearbeitung abbildet. Die Einhaltung der Löschfristen des HinSchG wird durch ein eigenes Löschkonzept überwacht.
Einfaches und übersichtliches Casemanagement.
7. Welche weiteren Funktionen hat das digitale Hinweisgebersystem?
Unser digitales Hinweisgebersystem kann für weitere Meldungen zu speziellen Bereichen genutzt werden. So können zum Beispiel über die Whistleblowingsoftware auch Meldungen im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG), Meldungen im Sinne des Geldwäscheschutzgesetzes (GwG) oder datenschutzbezogene Meldungen abgegeben und bearbeitet werden. Für jede Kategorie können separate Fallbearbeiter angelegt werden, die nur auf Meldungen der jeweiligen ihnen zugeordneten Kategorie zugreifen können.
Wie wird die Sicherheit unseres digitalen Hinweisgebersystems gewährleistet?
1. Wie werden die Daten gesichert?
Alle Eingaben, wie z.B. Meldungen von Hinweisgebern und Dokumente im Fallbearbeiterzugang, werden durch die Whistleblowingsoftware im Browser des jeweiligen Anwenders ver- und entschlüsselt. Somit haben nur die berechtigten Fallbearbeiter und der jeweilige Hinweisgeber Zugang zur Meldung. Die Daten werden durch die browserseitige Ver- und Entschlüsselung ausschließlich verschlüsselt auf in Deutschland gelegene ISO 27001 zertifizierte Server übertragen und dort verschlüsselt gespeichert.
2. Wie wird die Anonymität des Hinweisgebers gesichert?
Die IP-Adresse des Hinweisgebers kann nicht nachverfolgt werden und wird nicht gespeichert. Jede Meldung erhält eine sog. Case-ID, die auch dem anonymen Hinweisgeber ohne Identifizierung seiner Person mitgeteilt wird. Über diese Case-ID und mit einem eigenen Passwort kann er sich in das System einloggen, den ihn betreffenden digitalen Dialog mit dem Fallbearbeiter einsehen und weitere Angaben machen.
3. Wie werden die personenbezogenen Daten des Hinweisgebers technisch geschützt?
Wir erheben und verarbeiten nur solche personenbezogenen Daten, die der Hinweisgeber mit seiner Meldung preisgibt. Seine IP-Adresse ist uns nicht zugänglich. Cookies werden nicht gesetzt. Es handelt sich also lediglich um die Kontaktdaten des Hinweisgebers (wenn er keine anonyme Meldung abgibt) und mögliche personenbezogene Daten, die in seiner Meldung enthalten sind. Die Meldungen und der gesamte Inhalt der weiteren Kommunikation mit dem Hinweisgeber werden verschlüsselt auf die Plattform übertragen und dort verschlüsselt gespeichert. Zum Inhalt der Meldungen haben nur die festgelegten (internen oder externen) Fallbearbeiter des von der Meldung betroffenen Unternehmens Zugang. Die in der Meldung enthaltenen Daten werden auf einem Server in Deutschland gespeichert und zu keinem Zeitpunkt außerhalb der EU / des EWR transferiert.
Die Daten werden im Browser direkt verschlüsselt.
Weiterführende Links rund um Whistleblowing und Hinweisgebersysteme
- Warum sich ein Hinweisgebersystem lohnt
- Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz und der EU Whistleblowing Richtlinie
- Informationen für potenzielle Hinweisgeber
- Informationen über interne und externe Meldestellen
- Unsere Hinweisgeberlösung für mittelständische Unternehmen
- Unsere Beratung zu internen Hinweisgeberlösungen
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